Decyzja o przedłużeniu umowy najmu lub relokacji firmy to ważne zagadnienie, które dotyczy zarówno wynajmujących, jak i najemców. Na rynku nieruchomości komercyjnych obserwujemy różne czynniki wpływające na te wybory, a procesy renegocjacji umowy i relokacji różnią się w zależności od potrzeb obu stron. W niniejszym artykule przyjrzymy się tej decyzji z dwóch perspektyw – wynajmującego oraz najemcy – analizując m.in. długość wynajmu nieruchomości komercyjnych, oczekiwania stron, koszty relokacji oraz renegocjacji, a także wpływ relacji między wynajmującym a najemcą na wybór najlepszego rozwiązania.
Na jak długie okresy wynajmują się nieruchomości komercyjne?
Z danych dostępnych na rynku nieruchomości komercyjnych wynika, że długość wynajmu nieruchomości, takich jak biura czy magazyny, zależy od wielu czynników, w tym od lokalizacji, typu budynku oraz segmentu rynku.
Biurowce: W Polsce średni okres najmu powierzchni biurowych w miastach takich jak Warszawa, Kraków czy Wrocław wynosi od 5 do 10 lat. Jest to typowy czas trwania umów najmu dla większych firm, zwłaszcza w przypadku lokali o powierzchni powyżej 500 m². Warto zauważyć, że w ostatnich latach rośnie popularność krótszych umów najmu (3-5 lat), szczególnie wśród mniejszych firm oraz w wyniku trendu elastycznych powierzchni biurowych, takich jak coworking. Również wpływ na długość umowy mają zmieniające się potrzeby firm związane z dynamicznie rosnącym trendem pracy zdalnej.
Magazyny: Z kolei w przypadku magazynów i powierzchni logistycznych, umowy najmu są zazwyczaj długoterminowe, wynoszące od 5 do 10 lat, szczególnie w przypadku magazynów klasy A, które znajdują się w dobrych lokalizacjach. Krótsze umowy, obejmujące okres 3-5 lat, są spotykane częściej w segmencie magazynów mniejszych oraz magazynów przeznaczonych dla e-commerce.
Komu zależy bardziej na odnowieniu umowy – najemcy czy wynajmującemu?
Obie strony mają interes w przedłużeniu umowy, ale ich motywacje są różne.
Wynajmującemu zależy na stabilności finansowej, którą zapewnia długoterminowy najem. Długoterminowa umowa zapewnia stabilne przychody, co jest kluczowe, zwłaszcza w kontekście utrzymania nieruchomości i planowania przyszłych inwestycji. Ponadto, wynajmujący unika ryzyka pustostanów, które wiążą się z kosztami marketingu oraz wynajmem nieruchomości. Z tego względu wynajmujący często są skłonni do renegocjowania warunków umowy, aby uniknąć okresów bez dochodów.
Najemcy również mogą być zainteresowani odnowieniem umowy, szczególnie w przypadku, gdy obecna lokalizacja odpowiada ich potrzebom, a warunki finansowe są korzystne. Z drugiej strony, najemcy mogą chcieć renegocjować umowę, aby uzyskać lepsze warunki, takie jak obniżenie czynszu lub elastyczność w zakresie powierzchni biurowej, zwłaszcza w obliczu zmieniających się potrzeb firmy (np. w wyniku zmiany modelu pracy).
Czego oczekują najemcy?
Najemcy oczekują przede wszystkim:
- Atrakcyjnych warunków finansowych – Wzrost kosztów wynajmu w wielu miastach może skłonić najemców do renegocjacji umowy. Obniżenie czynszu, okresy bezczynszowe lub inne bonusy to typowe oczekiwania.
- Elastyczności – W obliczu niepewności gospodarczej, wiele firm szuka elastycznych warunków najmu, które pozwolą im dostosować powierzchnię do zmieniających się potrzeb (np. zmiana liczby pracowników).
- Dobrej lokalizacji – Dobre skomunikowanie z transportem publicznym, bliskość do głównych arterii komunikacyjnych czy dostępność miejsc parkingowych to kluczowe czynniki.
- Wysokiej jakości usług i infrastruktury – Firmy często oczekują od wynajmującego utrzymania wysokich standardów budynku oraz zapewnienia infrastruktury, która wspiera efektywność ich działalności (szybki Internet, przestrzeń wspólna, strefy do odpoczynku).
Co jest głównym motorem chęci zmiany miejsca prowadzenia firmy?
Przyczyny, które skłaniają firmy do rozważenia relokacji, są różne:
- Redukcja kosztów – Wzrost cen wynajmu w popularnych lokalizacjach może sprawić, że firmy zaczną poszukiwać tańszych alternatyw.
- Zmiana potrzeb przestrzennych – Zmniejszenie liczby pracowników, zmiana organizacji pracy (np. przejście na model pracy hybrydowej) może skłonić firmę do mniejszej powierzchni biurowej.
- Lepsza lokalizacja – Relokacja może również wynikać z potrzeby przeniesienia się do bardziej prestiżowej lokalizacji, która podnosi wizerunek firmy w oczach klientów czy partnerów biznesowych.
- Zmiana charakterystyki rynku – Zmiana w branży (np. rozwój e-commerce) może wymagać dostosowania powierzchni do nowych wymagań, takich jak większe magazyny czy powierzchnie biurowe.
Co wspiera wieloletnie relacje na linii wynajmujący-najemca?
Dobre relacje opierają się na zaufaniu, przejrzystości i elastyczności. Wynajmujący, którzy reagują na potrzeby najemcy i są gotowi dostosować warunki umowy do zmieniającej się sytuacji, mają większą szansę na utrzymanie najemcy na dłużej. Regularna komunikacja, szybka reakcja na problemy oraz oferowanie rozwiązań, które odpowiadają potrzebom najemcy, to kluczowe czynniki. Tego typu współpraca może procentować podczas negocjacji, kiedy najemca będzie bardziej skłonny do renegocjacji niż do zmiany lokalizacji.
Jak zatrzymać klienta na dłużej na wynajmowanej powierzchni komercyjnej?
Aby zatrzymać klienta, wynajmujący muszą zaoferować coś więcej niż tylko standardowy czynsz. Elastyczność w zakresie warunków umowy, możliwość dostosowania powierzchni biurowej lub magazynowej do zmieniających się potrzeb firmy, a także wysoka jakość usług i dbałość o standard budynku to podstawowe czynniki, które mogą przekonać najemcę do długoterminowej współpracy.
Ile energii kosztuje pozyskanie nowego najemcy, a ile utrzymanie „starego”?
Z danych rynkowych wynika, że pozyskanie nowego najemcy to kosztowny proces. Zajmuje to średnio od 3 do 6 miesięcy, a czasami dłużej, szczególnie w przypadku specyficznych wymagań lub mniej popularnych lokalizacji. Koszty związane z pozyskaniem nowego najemcy obejmują marketing, prowizje dla pośredników, a także przygotowanie powierzchni do wynajmu (remonty, adaptacja).
Utrzymanie istniejącego najemcy jest zdecydowanie tańsze. Renegocjacja warunków umowy, dostosowanie jej do aktualnych potrzeb oraz zaoferowanie drobnych bonusów (np. bezczynszowe okresy) są znacznie mniej kosztowne niż pełna procedura pozyskania nowego najemcy.
Dlaczego trzymanie ręki na pulsie i śledzenie zmian na rynku jest kluczowe z punktu widzenia Wynajmującego?
Śledzenie zmian na rynku nieruchomości pozwala wynajmującym dostosować ofertę do zmieniających się warunków, co zwiększa szanse na utrzymanie najemców. Wzrost popytu w danej lokalizacji, zmiany w cenach wynajmu czy zmieniające się preferencje najemców powinny być monitorowane na bieżąco, aby wyciągać wnioski i podejmować odpowiednie decyzje negocjacyjne.
Jaki wpływ na finalny sukces negocjacji ma relacja z agentem nieruchomości, zarządcą czy właścicielem nieruchomości?
Relacje z agentem nieruchomości, zarządcą czy właścicielem mają ogromny wpływ na przebieg negocjacji. Dobre zrozumienie potrzeb obu stron, otwartość na negocjacje oraz profesjonalne doradztwo mogą ułatwić uzyskanie korzystnych warunków zarówno dla wynajmującego, jak i najemcy. Dobra komunikacja i zaufanie w relacjach z tymi osobami wpływa na to, jak przebiegają negocjacje i jak są one postrzegane przez obie strony.
Podsumowanie
Decyzja o renegocjacji umowy czy relokacji firmy jest złożona i zależy od wielu czynników, takich jak zmieniające się potrzeby przestrzenne, finanse, lokalizacja czy charakter działalności firmy. Kluczowe znaczenie mają również dobre relacje między wynajmującym a najemcą, które ułatwiają negocjacje. Z perspektywy wynajmującego, śledzenie zmian na rynku nieruchomości, elastyczność i dbałość o utrzymanie relacji z najemcą są kluczowe dla długoterminowego sukcesu.
